Quelles sont les formalités à réaliser lors de l’embauche d’un salarié ?
A l’occasion de l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise, un certain nombre de formalités doivent être effectuées par l’employeur. Quelles sont ces formalités et quand faut-il les effectuer?
Rédiger le contrat
Si le contrat négocié est à durée indéterminée (CDI) et à temps plein, l’écrit peut ne pas être obligatoire mais il reste tout de même vivement recommandé.
Les autres contrats (contrat à temps partiel, CDD) doivent être écrits.
Dans tous les cas, la rédaction du contrat permet de fixer les droits et obligations de l’employeur et du salarié.
Déclarer le salarié
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Avant toute embauche, l’employeur doit effectuer une déclaration préalable à l’embauche du nouveau salarié. La DPAE permet :
- l’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale
- l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie
- l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail
- la demande d’examen médical d’embauche.
Sous quel délai ?
Au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche, et au plus tard avant le début du contrat.
Comment ?
La déclaration peut être faite par voie électronique via le site internet : https://www.due.urssaf.fr
L’affiliation du salarié aux caisses complémentaires
Certaines formalités liées à l’embauche d’un nouveau salarié ne sont pas couvertes par la DPAE et doivent donc être effectuées séparément lors d’une embauche.
Il s’agit notamment des affiliations aux organismes de :
- retraite complémentaire
- prévoyance
- complémentaire santé
- caisse de congés payés (pour les salariés travaillant dans le BTP)
Organiser une visite médicale d’embauche
Sauf cas particuliers, le salarié nouvellement embauché devra faire l’objet d’une visite médicale d’embauche auprès de la médecine du travail.
En pratique, la demande de visite médicale d’embauche est faite par l’intermédiaire de la DPAE. L’employeur devra s’assurer que cette visite intervienne avant l’expiration de la période d’essai.
